Datenschutzerklärung Flowskraft^®

1. Wer sind wir?

Flowskraft B.V. ist für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich, wie sie in dieser Erklärung beschrieben ist.

• Flowskraft B.V., eingetragen bei der niederländischen Handelskammer (Kamer van Koophandel, KvK) unter der Nummer 42070015;
• Tollensstraat 2, 3771 ZK Barneveld, Niederlande;
• Fragen zum Datenschutz: privacy@flowskraft.nl.

Wir sind nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, und haben dies auch nicht getan. Die Geschäftsführung trägt gemeinsam die Gesamtverantwortung für den Datenschutz.

2. Unsere zwei Rollen

Als Auftragsverarbeiter. Für die Daten, die Sie in der Umgebung Ihres Arbeitgebers auf der Plattform eingeben oder nutzen – etwa Ihr Konto, Projekte, Planung und Bildmaterial –, ist Ihr Arbeitgeber (unser Kunde) verantwortlich, und wir sind Auftragsverarbeiter. Die Vereinbarungen dazu stehen in unseren Auftragsverarbeitungsbedingungen, einer Anlage zu unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Mit Fragen zu diesen Daten wenden Sie sich zunächst an Ihren Arbeitgeber.

Als Verantwortlicher. Für einige eigene Zwecke bestimmen wir selbst, warum und wie wir Daten verarbeiten: Rechnungsstellung und Verwaltung, Sicherheit und Missbrauchsprävention, die Verbesserung und Stabilität des Dienstes, die Funktion der Skraft-App auf Ihrem Gerät, die Kundenbeziehung und den Support, die Ansprache von Unternehmen sowie unsere Website. Um diese Verarbeitungen geht es im Rest dieser Erklärung. Kontaktdaten erhalten wir vom Kunden oder von Ihnen selbst und, wenn wir ein Unternehmen selbst ansprechen, von dessen Website oder von einem Kontakt; Sicherheits-, Nutzungs- und Gerätedaten entstehen bei der Nutzung der Plattform und der App.

Bildmaterial. Für Fotos und Videos ist der Kunde verantwortlich. Wir veröffentlichen nichts automatisch: Ob ein Projekt in einer öffentlich geteilten Übersicht erscheint, entscheidet der Kunde für jedes Projekt. Nutzen wir mit Erlaubnis eines Kunden dessen Projektbilder in unserer eigenen Kommunikation, etwa auf unserer Website oder bei LinkedIn, sind wir dafür selbst verantwortlich. Sind Sie auf einem Bild erkennbar und möchten Sie, dass es entfernt wird, schreiben Sie an privacy@flowskraft.nl.

3. Welche Daten verarbeiten wir?

• Kontakt- und Rechnungsdaten von Kunden und ihren Ansprechpartnern: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Funktion, Firmenname, Adresse, Handelsregisternummer (KvK) und USt-IdNr., Kontonummer (IBAN) und Zahlungsstatus. Eine USt-IdNr. aus einem anderen EU-Land prüfen wir bei der Europäischen Kommission (VIES). Auf jeder Rechnung halten wir diese Daten so fest, wie sie zu diesem Zeitpunkt galten.
• Unternehmen, die wir selbst ansprechen: Name, Funktion und geschäftliche Kontaktdaten einer Ansprechperson, wie sie auf der Website des Unternehmens stehen oder wie wir sie von einem Kontakt erhalten, und was wir miteinander besprochen haben.
• Ein Abonnement im Portal beantragen: Name und E-Mail-Adresse des Inhabers der neuen Umgebung, die Unternehmensdaten, das gewählte Paket und gegebenenfalls eine Referenz. Jeder Antrag geht auch per E-Mail bei uns ein.
• Zustimmung zu unseren Bedingungen: wer im Namen eines Kunden den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zustimmt und diese Erklärung liest, mit E-Mail-Adresse, der Fassung, dem Zeitpunkt und dem Browser.
• Sicherheits- und Nutzungsdaten: Anmelde- und Auditdaten, IP-Adresse, Zwei-Faktor-Authentifizierung, KI-Nutzung, die Nutzung unserer Serverfunktionen und Fehlermeldungen mit technischen Daten und einer Benutzer-ID. Gegen Missbrauch von Formularen, etwa beim Beantragen eines Abonnements oder einer neuen Einladung, speichern wir von IP-Adresse und E-Mail-Adresse nur einen nicht umkehrbaren Code.
• Gerätedaten der Skraft-App: ein fester Gerätename (etwa „Android (Skraft)“), eine gehashte Gerätekennung, der Zeitpunkt der Registrierung und der letzten Nutzung, der Status, die Sitzung und das Push-Token für Benachrichtigungen.
• Standort in der Skraft-App – nur während Sie die App nutzen und wenn Sie es erlaubt haben: um Projekte in der Nähe vorzuschlagen (auf Ihrem Gerät selbst), um bei „Gebruik mijn locatie“ (Meinen Standort verwenden) über unseren Server eine Adresse zu ermitteln (ohne Ihren Namen), und für Ihre Tagesplanung, etwa die Reihenfolge Ihrer Stopps und die Fahrzeiten dazwischen. Für die Fahrzeiten gehen Ihre Position (bis zu Ihrem ersten Stopp) und die der Stopps über unseren Server an Mapbox; Positionen speichern wir dabei nicht. Wir halten jedoch fest, wer die Fahrzeiten abgerufen hat, wann und warum, zum Beispiel bei der Ankunft an einem Stopp.
• Meldungen und Feedback im Portal: Ihre Nachricht, gegebenenfalls ein Screenshot, die Seite, auf der Sie waren, technische Daten Ihres Browsers und unsere Antwort.
• Einwilligung für Ihr Logo: Fragen wir einen Kunden, ob wir sein Logo auf flowskraft.nl zeigen dürfen, halten wir die Antwort fest (ja, nein oder widerrufen), mit dem Datum und wer geantwortet hat, sowie welches Konto die Frage gesehen hat und wann.
• Kundenzufriedenheit: Sterne, eine Anmerkung und gegebenenfalls eine Bewertung des Inhabers einer Umgebung, mit dem Namen der Person, die antwortet. Die Anmerkung liest nur Flowskraft. Eine Bewertung erscheint nur mit Einwilligung auf flowskraft.nl, mit dem Firmennamen oder mit Name und Firmenname, je nachdem, was der Inhaber wählt.
• Anfragen über unsere Website: Name, Firmenname, E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht und die Sprache der Seite; bei einer Demo-Anfrage außerdem Ihre Telefonnummer (wenn Sie sie angeben), Branche und gewünschtes Paket.
• Korrespondenz, wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, auch über WhatsApp oder soziale Medien.

Wir verarbeiten keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten und treffen keine automatisierten Entscheidungen über Personen: Die KI erstellt höchstens einen Entwurf, ein Mensch entscheidet. App- und Standortdaten nutzen wir nicht, um Mitarbeitende zu verfolgen oder zu beurteilen oder um Anwesenheit zu kontrollieren. Das Entsperren per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung erfolgt vollständig auf Ihrem Gerät; wir erhalten keine biometrischen Daten.

4. Auf welcher Rechtsgrundlage?

Soweit wir uns auf berechtigtes Interesse stützen, haben wir unsere Interessen gegen Ihre abgewogen. Diese Abwägung steht in unserer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA); Sie können sie über privacy@flowskraft.nl anfordern. Wir zeigen keine Werbung und verkaufen keine Daten.

5. E-Mail

Nachrichten, die zur Nutzung gehören – Rechnungen, Einladungen, Benachrichtigungen und Sicherheitsmeldungen –, senden wir auf Grundlage des Vertrags oder einer gesetzlichen Pflicht. Neuigkeiten über unsere eigenen Dienste senden wir nur an Ansprechpartner von Kunden, immer mit einer Möglichkeit zur Abmeldung. Sprechen wir ein Unternehmen selbst an, tun wir das mit einer persönlichen Nachricht; teilen Sie uns mit, dass Sie keinen Kontakt mehr wünschen, hören wir damit auf.

6. Wie lange speichern wir Daten?

• Kontakt- und Rechnungsdaten: 7 Jahre (steuerliche Aufbewahrungspflicht); eine Rechnung und die Kundendaten darauf bleiben diese 7 Jahre gespeichert, auch wenn der Rest der Umgebung des Kunden gelöscht ist;
• Unternehmen, die wir selbst ansprechen, und Website-Anfragen ohne weiteren Verlauf: 12 Monate nach dem letzten Kontakt;
• ein Abonnementantrag, den wir nicht genehmigen: höchstens 14 Tage im Portal; die E-Mail mit dem Antrag in unserem Postfach: 12 Monate;
• die Codes gegen Missbrauch von Formularen: 24 Stunden bis 7 Tage;
• Auditdaten: 24 Monate; Daten zur KI-Nutzung: 13 Monate;
• die Nutzung unserer Serverfunktionen, etwa das Umwandeln einer Adresse oder das Abrufen von Fahrzeiten: 90 Tage;
• eine Geräteregistrierung: das Push-Token, bis Sie oder Ihr Administrator das Gerät sperren, die Registrierung selbst, bis Ihr Konto gelöscht wird;
• umgewandelte Adressen und Positionen: Wir verwenden sie 30 Tage wieder und löschen sie nach 60 Tagen;
• die Zustimmung zu unseren Bedingungen, Meldungen und Feedback, die Einwilligung für Ihr Logo, die Antworten zur Kundenzufriedenheit und die Besuchsstatistik der geteilten Übersicht: solange der Kunde bei uns ist; wer die Logofrage gesehen hat: bis das Konto oder der Kunde gelöscht wird;
• Daten in der Umgebung eines Kunden: nach dem Ende des Vertrags 30 Tage lang für einen Export wieder zu öffnen, spätestens nach 90 Tagen gelöscht;
• Backups der Datenbank: 7 bis 14 Tage;
• Protokolldateien unseres Hostings, unserer Fehlerüberwachung und unserer Sicherheit: nach der festen Frist der jeweiligen Partei, derzeit 7 Tage bei Supabase (unter anderem Anmeldungen mit IP-Adresse), 1 bis 7 Tage bei Netlify, 30 bis 90 Tage bei Sentry (je nach Paket) und 31 Tage für Sicherheitsereignisse bei Cloudflare.

Die automatische Löschung von Auditdaten und Daten zur KI-Nutzung nach Ablauf ihrer Frist richten wir derzeit ein. Website-Anfragen, die Daten von Unternehmen, die wir ansprechen, und Nachrichten in unserem Postfach bereinigen wir manuell.

7. Mit wem teilen wir Daten?

Wir arbeiten mit sorgfältig ausgewählten Parteien, mit Vereinbarungen über Nutzung und Sicherheit: einem Auftragsverarbeitungsvertrag oder den Standardbedingungen der jeweiligen Partei. Manche arbeiten für unsere eigenen Zwecke, andere für unsere Kunden; Letztere stehen auch in Anhang B unserer Auftragsverarbeitungsbedingungen.

SCC = Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission; DPF = EU-US Data Privacy Framework. Eine Kopie der Garantien oder einen Verweis darauf können Sie über privacy@flowskraft.nl anfordern.

Partner. Verwaltet ein Partner von uns die Umgebung Ihrer Organisation, sieht dieser Partner, was dafür nötig ist, etwa die Benutzer, die Meldungen und das Feedback. Mit einem Partner treffen wir Vereinbarungen zum Datenschutz, bevor er Zugang erhält.

8. Cookies, Speicherung auf Ihrem Gerät und externe Quellen

Das Portal setzt keine Tracking- oder Werbe-Cookies. Ihre Sitzung, Ihre Präferenzen und einige Einstellungen, etwa ein eingeklapptes Menü oder ein gewählter Exportordner, liegen im Speicher Ihres Browsers; die Botprüfung von Cloudflare legt dort ein eigenes Kennzeichen ab. Die Skraft-App speichert auf Ihrem Gerät Ihre Sitzung, verschlüsselte Schlüssel und PIN, eine Arbeitskopie Ihrer Tagesaufgaben und Ihres Profils, Fotos, die noch hochgeladen werden müssen, ein halb ausgefülltes neues Projekt und eine vorübergehende Kopie von Kartenausschnitten und Fotos, die Sie bereits angesehen haben. Wenn Sie sich abmelden, werden Ihre Sitzung, PIN, Geräteschlüssel, Arbeitskopie und Upload-Warteschlange gelöscht; der integrierte Authenticator bleibt erhalten, damit Sie Ihren zweiten Faktor behalten, und ein halb ausgefülltes neues Projekt bleibt erhalten, bis Sie es fertigstellen oder verwerfen; ist es älter als eine Woche, verwirft die App es, sobald Sie ein neues Projekt beginnen.

Die Karten im Portal, in der App und in der öffentlich geteilten Übersicht kommen von unserem eigenen Kartenserver bei Cloudflare. Ein Teil der kleinen Karten im Portal, etwa bei der Auswahl eines Ortes, in der Planung und im Teilen-Assistenten, lädt die Kacheln noch bei CARTO. Nutzen Sie noch eine ältere Version der Skraft-App, läuft die Karte dort auf Google Maps (Android) oder Apple Maps (iOS) mit Kacheln von CARTO; nach einem Update nicht mehr. Diese Kartenausschnitte, das Skript unserer Fehlerüberwachung (Sentry) und die Botprüfung (Cloudflare) werden direkt von Ihrem Browser oder Gerät abgerufen. Diese Parteien sehen Ihre IP-Adresse und technische Daten, bei Karten auch den Bereich, den Sie ansehen. Bei jedem Seitenaufruf des Portals erhält unsere Fehlerüberwachung eine kurze Sitzungsmeldung, ohne Ihren Namen oder Ihre E-Mail-Adresse. Scannen Sie in der Android-App einen QR-Code, liest Google ML Kit ihn auf Ihrem Gerät; Google erhält dabei Daten über das Gerät, die App und die Funktion des Scanners, nicht den Inhalt des Codes. Tippen Sie auf Navigieren, gibt die App das Ziel an die Navigations-App auf Ihrem Gerät weiter oder öffnet Google Maps in Ihrem Browser.

Website. Die Website setzt keine Cookies und speichert nichts auf Ihrem Gerät. Besuche messen wir mit Plausible Analytics, ohne Cookies und ohne Ihre IP-Adresse zu speichern; die Zahlen sind aggregiert und bleiben in der EU. Formulare gehen über Netlify bei uns ein, und wir nutzen sie nur, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.

WhatsApp und soziale Medien. Nehmen Sie über WhatsApp oder soziale Medien Kontakt mit uns auf, verarbeiten Meta (WhatsApp, Facebook, Instagram) oder LinkedIn Ihre Nachricht nach ihren eigenen Bedingungen. Die Schaltflächen auf der Website sind einfache Links: Die Website lädt von diesen Anbietern nichts. Für die Besucherstatistiken unserer eigenen Seiten auf diesen Plattformen sind wir gemeinsam mit der Plattform verantwortlich; was die Plattform dafür erhebt, steht in ihrer eigenen Datenschutzerklärung.

Öffentlich geteilte Übersicht. Öffnet jemand eine geteilte Übersicht, zählen wir diesen Besuch für den Kunden: was angesehen wurde, über welchen Weg (zum Beispiel QR-Code, WhatsApp, E-Mail, LinkedIn oder eine eingebettete Karte), die Art des Geräts und den Zeitpunkt. IP-Adresse und Browserdaten speichern wir nicht, und es wird kein Cookie gesetzt. Damit ein Besuch nicht doppelt gezählt wird, merkt sich Ihr Browser während des Besuchs eine laufende Nummer; sie verschwindet, wenn Sie den Tab schließen.

9. Sicherheit

Wir trennen die Daten je Kunde, verlangen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für Inhaber und Administratoren, verschlüsseln Verbindungen und Speicherung, erstellen täglich Backups der Datenbank und entfernen Standortdaten (GPS) aus Fotos, die Sie zu einem Projekt hochladen. In Fehlermeldungen lassen wir personenbezogene Daten so weit wie möglich weg. Die Skraft-App arbeitet mit einer verschlüsselten PIN, und ein Gerät kann aus der Ferne gesperrt werden.

10. Datenschutzverletzungen

Eine meldepflichtige Datenschutzverletzung, für die wir verantwortlich sind, melden wir innerhalb von 72 Stunden der Autoriteit Persoonsgegevens (der niederländischen Datenschutzbehörde) und, soweit erforderlich, den betroffenen Personen. Betrifft sie Daten, die wir für einen Kunden verarbeiten, informieren wir diesen Kunden unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden; über die Meldung entscheidet der Kunde.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit, und Sie können Widerspruch einlegen. Haben Sie in etwas eingewilligt, etwa in eine Bewertung oder in Ihr Logo auf unserer Website, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen; wir nehmen die Bewertung oder das Logo dann innerhalb von fünf Werktagen von der Website. Widerspruch: Soweit wir uns auf berechtigtes Interesse stützen, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen; wir hören dann auf, es sei denn, zwingende Gründe sprechen dagegen.

Betrifft Ihre Anfrage Daten in der Umgebung eines Kunden, etwa Ihr Konto, Ihre Projekte oder Bildmaterial, läuft sie über diesen Kunden (meist Ihren Arbeitgeber); wir helfen dabei. Ihr Konto löschen lassen können Sie über Ihren Administrator oder über flowskraft.nl/account-verwijderen. Eine Bitte, Bildmaterial offline zu nehmen, können Sie auch direkt an uns richten. Für unsere eigenen Verarbeitungen schreiben Sie an privacy@flowskraft.nl; wir antworten innerhalb eines Monats. Sie können außerdem Beschwerde bei der Autoriteit Persoonsgegevens (der niederländischen Datenschutzbehörde) einlegen oder bei der Aufsichtsbehörde des Landes, in dem Sie wohnen oder arbeiten.

12. Minderjährige

Unser Dienst ist für geschäftliche Nutzer gedacht, nicht für Kinder unter 16 Jahren. Erhalten wir unbeabsichtigt dennoch Daten eines Kindes unter 16 Jahren, löschen wir sie so schnell wie möglich.

13. Änderungen

Wir können diese Erklärung anpassen. Die aktuelle Fassung steht unter flowskraft.nl/privacy und lässt sich aus der Skraft-App öffnen; im Portal findet der Inhaber einer Umgebung sie unter Unternehmen → Daten & Recht. Bei einer neuen Fassung bitten wir den Inhaber, sie zu lesen. Diese Erklärung gibt es auch auf Niederländisch und Englisch; bei Abweichungen gilt der niederländische Text. Zuletzt geändert: 31. Oktober 2026.