1. Wie zijn wij?
Flowskraft B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.
- Flowskraft B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42070015;
- Tollensstraat 2, 3771 ZK Barneveld;
- vragen over privacy: privacy@flowskraft.nl.
We zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming (FG) aan te stellen en hebben dat ook niet gedaan. De directie is gezamenlijk eindverantwoordelijk voor gegevensbescherming.
2. Onze twee rollen
Als verwerker. Voor de gegevens die je in de omgeving van je werkgever in het platform invoert of gebruikt — zoals je account, projecten, planning en beeldmateriaal — is je werkgever (onze klant) verantwoordelijk en zijn wij verwerker. De afspraken daarover staan in onze verwerkersvoorwaarden, een bijlage bij onze algemene voorwaarden. Met vragen over deze gegevens kun je in eerste instantie bij je werkgever terecht.
Als verwerkingsverantwoordelijke. Voor een aantal eigen doelen bepalen we zelf waarom en hoe we gegevens verwerken: facturatie en administratie, beveiliging en misbruikpreventie, het verbeteren en stabiel houden van de dienst, de werking van de Skraft-app op je toestel, de klantrelatie, en onze website. Over die verwerkingen gaat de rest van deze verklaring. Contactgegevens krijgen we van de klant of van jou zelf; beveiligings-, gebruiks- en toestelgegevens ontstaan bij het gebruik van het platform en de app.
Beeldmateriaal. Voor foto's en video's is de klant verantwoordelijk. We publiceren niets automatisch: of een project op een publieke deelkaart komt, bepaalt de klant per project. Sta je herkenbaar op beeld en wil je dat het wordt verwijderd, mail dan naar privacy@flowskraft.nl.
3. Welke gegevens verwerken we?
- Contact- en facturatiegegevens van klanten en hun contactpersonen: naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, functie, bedrijfsnaam, KvK- en btw-nummer, rekeningnummer (IBAN) en betaalstatus.
- Beveiligings- en gebruiksgegevens: inlog- en auditgegevens, IP-adres, tweefactorauthenticatie, AI-gebruik en foutmeldingen met technische gegevens en een gebruikers-ID.
- Toestelgegevens van de Skraft-app: toestelnaam, een versleutelde toestelidentificatie, het moment en de status van de registratie, en het pushtoken voor meldingen.
- Locatie in de Skraft-app — alleen terwijl je de app gebruikt en als je dat hebt toegestaan: om projecten in de buurt voor te stellen (op je toestel zelf), om bij Gebruik mijn locatie via onze server een adres te bepalen (zonder je naam), en voor je dagplanning, zoals de volgorde van je stops en de rijtijden ertussen.
- Aanvragen via onze website: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer (bij een demoaanvraag), sector, gewenst pakket en je bericht.
- Correspondentie als je contact met ons opneemt.
We verwerken geen bijzondere persoonsgegevens en nemen geen geautomatiseerde besluiten over personen: de AI maakt hooguit een concept, een mens beslist. App- en locatiegegevens gebruiken we niet om medewerkers te volgen of te beoordelen, of om aanwezigheid te controleren. Ontgrendelen met vingerafdruk of gezicht gebeurt volledig op je toestel; wij ontvangen geen biometrische gegevens.
4. Op welke grondslag?
| Doel | Grondslag (art. 6 lid 1 AVG) |
|---|---|
| Facturatie en administratie | Wettelijke verplichting (c) en uitvoering van de overeenkomst (b) |
| Beveiliging en misbruikpreventie | Gerechtvaardigd belang (f) |
| Skraft-app: toestel, aanmelden, meldingen en locatie | Uitvoering van de overeenkomst (b) als je zelf klant bent; anders gerechtvaardigd belang (f) |
| Verbetering en stabiliteit (geaggregeerd of gepseudonimiseerd) | Gerechtvaardigd belang (f) |
| Klantrelatie en communicatie | Uitvoering van de overeenkomst (b) als je zelf klant bent; anders gerechtvaardigd belang (f) |
| Opvolgen van een demo- of contactaanvraag | Op jouw verzoek vóór een overeenkomst (b) en gerechtvaardigd belang (f) |
| Websitestatistiek en bezoekstatistiek van de deelkaart (cookieloos) | Gerechtvaardigd belang (f) |
Waar we ons op gerechtvaardigd belang baseren, hebben we een belangenafweging gemaakt. We tonen geen advertenties en verkopen geen gegevens.
5. E-mail
Berichten die bij het gebruik horen — facturen, uitnodigingen, meldingen en beveiligingsberichten — sturen we op grond van de overeenkomst of een wettelijke plicht. Nieuws over onze eigen diensten sturen we alleen aan contactpersonen van klanten, altijd met een afmeldmogelijkheid.
6. Hoe lang bewaren we gegevens?
- contact- en facturatiegegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht);
- auditgegevens: 24 maanden; gegevens over AI-gebruik: 13 maanden;
- toestelregistratie: tot jij of je beheerder die intrekt;
- omgezette adressen en posities: we hergebruiken ze 30 dagen;
- websiteaanvragen zonder vervolg: 12 maanden na het laatste contact;
- gegevens in de omgeving van een klant: na het einde van de overeenkomst 30 dagen te heropenen voor een export, uiterlijk na 90 dagen verwijderd;
- back-ups van de database: 7 tot 14 dagen.
Het automatisch verwijderen na afloop van de termijnen voor auditgegevens, AI-gebruik en omgezette adressen richten we op dit moment in.
7. Met wie delen we gegevens?
We werken met zorgvuldig geselecteerde partijen, met afspraken over gebruik en beveiliging. Sommige werken voor onze eigen doelen, andere voor onze klanten; die laatste staan ook in Aanhangsel B van onze verwerkersvoorwaarden.
| Partij | Waarvoor | Waar | Waarborg buiten de EER |
|---|---|---|---|
| Supabase | Database, aanmelden en opslag | EER | — |
| Netlify | Hosting portaal, deelkaart en website; websiteformulieren | VS, wereldwijd | SCC en DPF |
| OpenAI | AI-concepten en huisstijl (geen training, max. 30 dagen bewaard) | VS | SCC en DPF |
| Sentry | Foutmonitoring | EER | — |
| Resend | E-mail vanuit het portaal | VS | SCC en DPF |
| Expo, Google (Firebase), Apple | Pushmeldingen: pushtoken en korte meldingstekst | VS | SCC; Expo en Google ook DPF |
| OpenCage | Adressen en posities omzetten | EER | — |
| OpenStreetMap Foundation | Terugval voor het omzetten van adressen; wordt uitgefaseerd | Verenigd Koninkrijk | Adequaatheidsbesluit |
| Mapbox | Rijtijden in de dagplanning (alleen coördinaten) | VS | DPF |
| Microsoft | E-mail en documentopslag | EER | — |
| GitHub | Nachtelijke databaseback-up | VS | DPF |
| Anthropic | AI-hulpmiddel bij technisch beheer, niet voor bestanden van klanten (geen training) | VS | Voorwaarden van Anthropic |
| Cloudflare | Botcontrole op het inlogscherm | VS | SCC |
| Plausible Analytics | Cookieloze websitestatistiek | EU | — |
| Onze bank en boekhoudsoftware | Betalingen en administratie | EER | — |
SCC = standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie; DPF = EU-VS Data Privacy Framework. Voor het Verenigd Koninkrijk geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. Een kopie van de waarborgen kun je opvragen via privacy@flowskraft.nl.
8. Cookies, opslag op je apparaat en externe bronnen
Het portaal plaatst geen tracking- of advertentiecookies. Je sessie en voorkeuren staan in de lokale opslag van je browser. De Skraft-app bewaart op je toestel je sessie, versleutelde sleutels en pincode, een werkkopie van je dagtaken en foto's die nog moeten worden geüpload; sessie, sleutels en pincode worden gewist als je uitlogt.
Kaarttegels (CARTO), in de app de kaart van Google (Android) of Apple (iOS), het script van onze foutmonitoring (Sentry) en de botcontrole op het inlogscherm (Cloudflare) worden rechtstreeks door je browser of toestel opgehaald. Die partijen zien je IP-adres en technische gegevens, en bij kaarten het gebied dat je bekijkt.
Website. De website plaatst geen cookies. Bezoeken meten we met Plausible Analytics, zonder cookies en zonder je IP-adres te bewaren; de cijfers zijn geaggregeerd en blijven in de EU. Formulieren komen via Netlify bij ons binnen en gebruiken we alleen om je aanvraag op te volgen.
Publieke deelkaart. Opent iemand een deelkaart, dan tellen we dat bezoek voor de klant: wat er is bekeken, via welke weg (bijvoorbeeld QR-code, WhatsApp, e-mail, LinkedIn of een ingebedde kaart), het soort apparaat en het tijdstip. IP-adres en browsergegevens slaan we niet op; er wordt geen cookie geplaatst.
9. Beveiliging
We scheiden de gegevens per klant, verplichten tweefactorauthenticatie voor eigenaars en beheerders, versleutelen verbindingen en opslag, maken dagelijks back-ups van de database en halen locatiegegevens (gps) bij het uploaden uit foto's. In foutmeldingen laten we persoonsgegevens zoveel mogelijk weg. De Skraft-app werkt met een versleutelde pincode, en een toestel kan op afstand worden ingetrokken.
10. Datalekken
Een meldplichtig datalek waarvoor wij verantwoordelijk zijn, melden we binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en waar nodig aan de betrokkenen. Gaat het om gegevens die we voor een klant verwerken, dan informeren we die klant zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 48 uur; de klant beslist over de melding.
11. Je rechten
Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van je gegevens, en je kunt bezwaar maken. Bezwaar: waar we ons op gerechtvaardigd belang baseren, kun je op grond van je persoonlijke situatie altijd bezwaar maken; we stoppen dan, tenzij zwaarwegende gronden anders vragen.
Gaat je verzoek over gegevens in de omgeving van een klant, zoals je account, projecten of beeldmateriaal, dan loopt het via die klant (meestal je werkgever); wij helpen daarbij. Een verzoek om beeld offline te halen kun je ook rechtstreeks aan ons richten. Voor onze eigen verwerkingen mail je naar privacy@flowskraft.nl; we reageren binnen een maand. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12. Minderjarigen
Onze dienst is bedoeld voor zakelijke gebruikers, niet voor kinderen jonger dan 16 jaar. Krijgen we onbedoeld toch gegevens van een minderjarige, dan verwijderen we die zo snel mogelijk.
13. Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen. De actuele versie staat in het portaal onder Account → Juridisch en op flowskraft.nl/privacy; bij een nieuwe versie vragen we je die te lezen. Laatst gewijzigd: 28 september 2026.